📘 Guide d'utilisation du Portail Collaborateur

Le Portail Collaborateur est un outil essentiel qui permet aux collaborateurs de gérer leurs demandes en toute autonomie et aux administrateurs de les valider facilement.

Ce guide vous explique comment :

Vérifier si le portail est actif
Envoyer les invitations aux collaborateurs
Se connecter au portail
Effectuer une demande
Gérer les demandes en tant qu'administrateur

I. Vérifier l’activation du Portail Collaborateur 

Avant d’inviter les collaborateurs, assurez vous que le portail est bien activé :

Connectez vous à la plateforme Uptimise.
Accédez au menu de la barre latérale gauche.
Cliquez sur Demande à valider.
Vérifiez le statut :

•  Activé : un sous-menu s’affiche avec les options "Absences, Acompte sur salaire".

•  Désactivé : aucun sous-menu ne s’affiche. Un message vous invite à passer au plan supérieur.

  

II. Envoyer les invitations aux collaborateurs 

Une fois le portail activé, vous pouvez inviter les collaborateurs à l’utiliser :

Accédez au menu de la barre latérale gauche.
Sélectionnez le menu Paramètres.
Cliquez sur Gestion des accès.
Trouvez la partie Accès Collaborateurs et cliquez dessus.

• Un tableau affiche la liste des collaborateurs avec Nom, Prénom, Email, Statut du portail et une action disponible.

En haut à droite du tableau, cliquez sur "Invitation en masse".
Sélectionnez les collaborateurs à inviter et cliquez sur "Envoyer".
Un email sera envoyé avec un lien d’accès au portail.

 Astuce : Vous pouvez suivre l’état des invitations envoyées dans la colonne "Portail Collaborateur" du tableau.

III. Connexion au Portail Collaborateur 

Après réception de l’invitation, voici comment se connecter :

Ouvrir l’email d’invitation et cliquer sur "Accepter l’invitation".
Entrer l’adresse mail et créer un mot de passe.
Accéder à la page d’accueil du Portail Collaborateur.

 NB : Le lien d’invitation est valide 24h. Après ce délai, l’invitation devra être renvoyée.

 Problème de connexion ? Vérifiez l’adresse email ou utilisez la fonctionnalité "Réinitialiser le mot de passe".

IV. Effectuer une demande sur le Portail Collaborateur 

Les collaborateurs peuvent soumettre différentes demandes :

•  Demande de congés ou absences

•  Demande d’acompte sur salaire

•  Téléchargement des bulletins de paie

Étapes pour effectuer une demande :

Se connecter au Portail Collaborateur.
Cliquer sur "Je fais une demande".
Sélectionner le type de demande.
Remplir les champs requis.
Cliquer sur "Envoyer la demande".

 Suivi de la demande : Une fois envoyée, la demande est visible dans un tableau avec son statut (En attente, Approuvé, Refusé, Annulé).

V. Gestion des demandes par les administrateurs 

Les administrateurs peuvent consulter, approuver ou rejeter les demandes des collaborateurs.

Étapes pour traiter une demande :

Se connecter à Uptimise et accéder à l’espace Entreprise.
Aller dans l’onglet "Demandes à valider".
Cliquer sur une demande pour voir les détails.
Sélectionner "Valider" ou "Rejeter" et ajouter un commentaire si nécessaire.
Le collaborateur recevra une notification sur le statut de sa demande.

 Conseil : Utilisez les filtres pour afficher uniquement le type de demande voulu.

Avec ce guide, la gestion des demandes sur le Portail Collaborateur devient plus simple et rapide ! Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe support.